Một email công việc tốt cần giúp người nhận làm gì tiếp theo?

Trước khi chọn câu chào, hãy viết một dòng tiếng Việt: “Sau email này, tôi muốn người nhận biết/làm điều gì?” Dòng đó quyết định subject, câu mở đầu và lời kêu gọi hành động. Email lịch sự nhưng giấu mục đích đến đoạn cuối vẫn làm người nhận mất thời gian.

Purdue OWL khuyên dùng subject có ý nghĩa, đoạn ngắn và đi thẳng vào vấn đề. British Council cũng tổ chức kỹ năng email quanh mở/kết thư, sắp xếp nội dung, yêu cầu, proofreading và etiquette. Cấu trúc dưới đây áp dụng các nguyên tắc đó vào tình huống công việc phổ biến.

Cấu trúc email sáu phần

1. Subject cụ thể

Subject nên cho biết chủ đề và, khi cần, hành động hoặc thời điểm:

  • Action required: Approve Q4 budget by 12 October
  • Meeting rescheduled to 3:00 p.m. on Friday
  • Question about invoice 1842
  • Follow-up: Website proposal sent 5 October

Tránh subject chỉ ghi Hello, Important hoặc Question. Chúng không giúp người nhận ưu tiên và khó tìm lại.

2. Greeting phù hợp quan hệ

Dear Ms Tran, phù hợp khi cần trang trọng hoặc chưa quen. Hello Minh, hay Hi Minh, phù hợp nhiều trao đổi nội bộ. Nếu không biết cách xưng hô, kiểm tra chữ ký hoặc quy ước tổ chức thay vì đoán chức danh và giới tính.

British Council phân biệt email formal với informal dựa vào mối quan hệ và mục đích. Không có một greeting duy nhất đúng cho mọi công ty.

3. Purpose ở một hoặc hai câu đầu

  • I’m writing to confirm...
  • Could you please send...?
  • I’m following up on...
  • I’m sorry to let you know that...

Không cần mở bằng nhiều câu hỏi thăm trong một yêu cầu gấp. Một câu chào ngắn có thể phù hợp, nhưng mục đích vẫn nên xuất hiện sớm.

4. Context vừa đủ

Cung cấp mã đơn, ngày họp, phiên bản tài liệu hoặc quyết định trước đó. Đừng kể lại toàn bộ lịch sử nếu người nhận chỉ cần hai dữ kiện để hành động. Dùng bullet khi có nhiều mục cần trả lời.

5. Action và deadline rõ

So sánh Please review this soon với Could you review sections 2 and 3 by 4:00 p.m. Thursday? Câu sau nói rõ việc, phạm vi và thời điểm. Nếu deadline linh hoạt, hãy nói: If Thursday is not possible, please suggest another time this week.

6. Closing và signature

Best regards, Kind regards, Thanks đều có thể phù hợp tùy quan hệ. Chữ ký nên có tên và thông tin người nhận cần để phản hồi hoặc liên hệ; không cần lặp một khối thông tin dài trong mọi trao đổi nội bộ.

Mẫu 1: yêu cầu thông tin

Subject: Request for updated delivery schedule

Hello Ms Nguyen,

Could you please send the updated delivery schedule for order 4721? We need the expected arrival date to arrange warehouse staff. If possible, please reply by noon on Wednesday.

Thank you,

An

Mẫu này gồm việc cần làm, lý do và deadline. Hãy thay toàn bộ dữ kiện, không chỉ đổi tên người nhận.

Mẫu 2: xác nhận cuộc họp

Subject: Confirmation: Product review on 14 October

Hi Daniel,

This is to confirm our product review at 10:00 a.m. on 14 October in Meeting Room B. We’ll discuss the launch timeline and final packaging. Please let me know if you would like to add an item to the agenda.

Best,

Mai

Subject và câu đầu lặp đúng dữ kiện quan trọng để người nhận xác nhận nhanh.

Mẫu 3: đề nghị đổi lịch

Subject: Request to reschedule Thursday’s supplier call

Dear Mr Lee,

Would it be possible to move our supplier call from Thursday at 2:00 p.m. to Friday morning? Our technical lead will be unavailable at the original time. I am available between 9:00 and 11:30 a.m. on Friday, but I would be happy to consider another time.

Kind regards,

Linh

Email không chỉ nói “I’m busy”; nó đưa lý do vừa đủ và hai phương án để giảm số lượt trao đổi.

Mẫu 4: follow-up lịch sự

Subject: Follow-up: Revised contract sent 5 October

Hello Mr Pham,

I’m following up on the revised contract I sent on 5 October. Could you confirm whether your legal team has had a chance to review section 6? We are hoping to complete the agreement by Friday. Please let me know if you need any additional information.

Best regards,

Thu

Nêu lại ngày và tài liệu giúp người nhận tìm đúng chuỗi email. Have had a chance to review giảm độ trực diện nhưng vẫn giữ yêu cầu rõ.

Mẫu 5: báo chậm và đưa phương án

Subject: Update: Report delivery moved to Tuesday

Dear Project Team,

I’m sorry to let you know that the monthly report will not be ready on Monday because two regional figures still need verification. We will send the completed report by 11:00 a.m. on Tuesday. In the meantime, the approved sales summary is available in the shared folder.

Thank you for your understanding,

Quang

Một lời xin lỗi hữu ích đi cùng sự việc, nguyên nhân vừa đủ, thời hạn mới và phương án tạm thời. Tránh hứa thời gian bạn chưa kiểm soát được.

Cụm từ nên học theo chức năng

Nêu mục đích

  • I’m writing to request / confirm / clarify...
  • This email is to inform you that...
  • I’m contacting you regarding...

Yêu cầu

  • Could you please...?
  • Would it be possible to...?
  • Please let me know whether...

Đính kèm và tham chiếu

  • I’ve attached the revised schedule.
  • Please see the attached invoice.
  • As discussed in yesterday’s meeting,...

Kết thúc hành động

  • Please reply by...
  • I look forward to hearing from you.
  • Let me know if you need any additional information.

Học cả cụm thay vì thay từng từ bằng từ đồng nghĩa. Collocation công việc và phrasal verbs trong email giúp mở rộng ngôn ngữ mà vẫn giữ câu tự nhiên.

Email công việc liên quan TOEIC thế nào?

Part 6–7 thường dùng email để thông báo, yêu cầu, xác nhận, phàn nàn hoặc đổi lịch. Khi hiểu cấu trúc email, bạn dự đoán được thông tin: subject nêu chủ đề, câu đầu nêu mục đích, thân bài cho chi tiết, cuối thư nêu hành động tiếp theo.

Khi đọc, hỏi: ai viết cho ai, vì sao viết, điều gì đã xảy ra và người nhận cần làm gì? Thử Part 6 điền câu vào đoạn để luyện mạch email, rồi Part 7 một văn bản để tìm bằng chứng.

Checklist trước khi gửi

  • Subject có giúp hiểu chủ đề và hành động không?
  • Tên, chức danh và greeting có đúng không?
  • Mục đích xuất hiện trong hai câu đầu chưa?
  • Người nhận có đủ mã, ngày, tệp hoặc bối cảnh để xử lý không?
  • Yêu cầu và deadline có cụ thể nhưng lịch sự không?
  • Tệp đính kèm thực sự đã được gắn chưa?
  • Ngày, giờ, múi giờ và tên tệp có khớp nội dung không?
  • Đã bỏ câu dài, từ thừa và lỗi chính tả chưa?
  • Closing có phù hợp quan hệ không?

Đừng sao chép nguyên mẫu nếu tình huống khác. Hãy giữ cấu trúc, thay dữ kiện và đọc lại từ góc nhìn người nhận: họ có biết chính xác việc cần làm tiếp theo không? Mini-practice đầu bài kiểm tra chính kỹ năng chọn subject, giọng điệu và câu hành động đó.