TOEIC Writing Email yêu cầu gì?

Câu 6–7 thuộc task Respond to a Written Request. Theo ETS, bạn có 10 phút để đọc và trả lời mỗi email. ETS Handbook nêu các nhóm đánh giá gồm chất lượng và sự đa dạng câu, từ vựng và tổ chức.

Điểm xuất phát vẫn là hoàn thành đúng yêu cầu. Một email lịch sự nhưng bỏ sót hai câu hỏi hoặc nhập sai vai người gửi có thể kém hiệu quả hơn email dùng câu đơn giản nhưng xử lý đủ việc.

Quy trình 10 phút

  • Phút 0–2: xác định vai, mục đích và gạch từng yêu cầu.
  • Phút 2–3: ghi thứ tự ý trả lời.
  • Phút 3–8: viết email.
  • Phút 8–10: kiểm tra đủ ý, thì, số ít/số nhiều, tên và thời gian.

Đừng dành năm phút cho câu chào. Phần thân cần thời gian vì đây là nơi bạn cung cấp thông tin, đặt câu hỏi, đưa hướng xử lý hoặc giải thích.

Bố cục năm phần

  1. Greeting phù hợp.
  2. Purpose: xác nhận lý do viết.
  3. Response: xử lý lần lượt từng yêu cầu.
  4. Next action: thời hạn, tài liệu hoặc câu hỏi cần người nhận phản hồi.
  5. Closing và tên/vai phù hợp với prompt.

Khung này gần với email công việc thật. Đọc thêm hướng dẫn email tiếng Anh công việc để phân biệt subject, greeting và mức độ lịch sự; trong bài thi, luôn ưu tiên chỉ dẫn cụ thể của prompt.

Bài mẫu 1: trả lời khách hàng hỏi địa điểm

Prompt tự biên soạn: Bạn là điều phối viên của Harbor Meeting Center. Một khách hàng hỏi phòng cho 25 người vào chiều 18 tháng 11, thiết bị trình chiếu và giá. Hãy trả lời, cung cấp hai thông tin và đặt một câu hỏi.

Bài mẫu:

Dear Ms. Patel,

Thank you for asking about our meeting rooms. The Bay Room is available on the afternoon of November 18 and can accommodate up to 30 people. It includes a projector, screen, and wireless internet. The rental fee is $280 for four hours, including basic technical support.

Could you let me know what time your meeting will begin? Once I receive the time, I can place a 48-hour hold on the room and send you the reservation form.

Best regards,

Linh Tran

Event Coordinator

Email xử lý đủ sức chứa, thiết bị, giá và đặt câu hỏi về giờ bắt đầu. Câu cuối tạo bước tiếp theo thay vì kết thúc chung chung.

Bài mẫu 2: phản hồi sự cố giao hàng

Prompt tự biên soạn: Bạn làm ở bộ phận dịch vụ khách hàng. Khách báo nhận thiếu hai hộp trong đơn 16 hộp. Hãy xin lỗi, giải thích hành động tiếp theo và yêu cầu hai thông tin.

Bài mẫu:

Dear Mr. Nguyen,

I’m sorry that your shipment arrived with two boxes missing. I have asked our warehouse team to review the packing record, and we will send any items left at our facility by express delivery at no additional cost.

To help us locate the boxes, could you please send the order number and a photo of the shipping label? We will update you by 3:00 p.m. tomorrow after the review is complete.

Sincerely,

Customer Support Team

Hai request được viết thành một câu rõ. Deadline cụ thể giúp email hoàn chỉnh nhưng không bịa cam kết nếu prompt không cho phép; trong bài luyện, đó là chi tiết của tình huống tự biên soạn.

Bài mẫu 3: đổi lịch phỏng vấn

Prompt tự biên soạn: Bạn là ứng viên không thể dự phỏng vấn lúc 9 giờ sáng thứ Ba. Hãy giải thích ngắn, đề xuất hai thời gian khác và hỏi hình thức phỏng vấn.

Bài mẫu:

Dear Ms. Owens,

Thank you for inviting me to interview for the operations assistant position. Unfortunately, I have a required client meeting at 9:00 a.m. on Tuesday and cannot attend at that time.

Would Wednesday at 2:00 p.m. or Thursday morning be convenient instead? I am flexible within those periods. Also, could you confirm whether the interview will be held at your office or by video call?

Thank you for your understanding. I look forward to speaking with you.

Best regards,

Mai Le

Email không kể dài về lý do. Hai lựa chọn thời gian và một câu hỏi được đặt ở cùng đoạn để người nhận hành động nhanh.

Cách tăng chất lượng câu mà không làm email rối

Kết hợp câu đơn rõ với một vài cấu trúc phức: Once I receive..., I can...; Although..., we will...; Could you confirm whether...? Đa dạng không có nghĩa nối mọi ý bằng một câu dài.

Ưu tiên collocation như confirm availability, review a record, arrange delivery, provide an update. Bài collocation công sở và các cặp từ dễ nhầm giúp giảm lỗi dùng từ.

Lỗi thường gặp

  • Trả lời theo quan điểm cá nhân thay vì đúng vai trong prompt.
  • Bỏ một request nhỏ như đặt hai câu hỏi.
  • Chép lại email gốc mà không thêm hành động.
  • Dùng lời chào thân mật trong tình huống trang trọng.
  • Viết câu quá dài, thiếu dấu câu.
  • Hứa thời gian, giá hoặc chính sách trái dữ kiện được cho.

Khi prompt yêu cầu “make two requests”, hãy đếm hai hành động thật sự. Hai cách diễn đạt cùng một request không tự động thành hai yêu cầu khác nhau.

Checklist hai phút cuối

  • Vai người viết và người nhận có đúng không?
  • Mỗi bullet/yêu cầu đã có câu xử lý chưa?
  • Tên, ngày, giờ và số lượng có khớp prompt không?
  • Động từ có chủ ngữ và thì rõ không?
  • Email có mở, thân, bước tiếp theo và kết không?
  • Tôi có thể xóa câu nào không phục vụ nhiệm vụ không?

Đây là checklist luyện tập, không phải công cụ quy đổi điểm chính thức. Sau khi viết, so bài với tiêu chí và sửa đúng một nhóm lỗi. Để hiểu toàn bài tám câu, xem TOEIC 2 và 4 kỹ năng; với task dài hơn, tiếp tục TOEIC Writing opinion essay.